ניהול הוצאות ובקרת רכש – איך לעשות זאת חכם?

כולנו יודעים עד כמה שניהול תקציב אישי יכול להיות מורכב. ואם זה כך, המורכבות גדלה שבעתיים כאשר צריך לנצל תקציב של הוצאות וביצוע רכישות ברמת החברה או הארגון. על מנת להתמודד בצורה טובה מאוד עם האתגר, נסביר כיצד לשכלל ניהול הוצאות ובקרת רכש, תוך יצירת שקיפות, זריזות וחיסכון בהוצאות.

הטמיעו מערכת אחת לכלל הארגון

אם בחברה שלכם אין נוהל קבוע לביצוע רכישות, בצורה אחידה בכל המחלקות ושל כל העובדים, אפשר לשנות זאת בצורה לא מסובכת במיוחד. כל מה שצריך לעשות כדי להתחיל להתייעל היא להטמיע מערכת אחת יחידה, שמוגדרת לטובת ניהול הוצאות ובקרת רכש בכל הארגון. ברגע שכל הזמנת רכישה או בקשה להקצאת תקציב עבור מחלקה או עובדי מסוים נמצאים במערכת אחת, השליטה האופטימלית בידיים שלכם.

הגדרת תקציבים לפי סעיפים ומחלקות

ניהול הוצאות ובקרת רכש בצורה טובה יותר יתבצעו כאשר מגדירים מראש תקציבים, לפרקי זמן מסוימים (חודש, רבעון, שנה וכדומה). את התקציבים כדאי להגדיר על פי סעיפים ועל פי מחלקות. לעיתים יהיה זה רעיון טוב לבצע הגדרות ברמת מנהלי צוות או מנהלי מחלקה.

אגב, תוכנות ייעודיות יכולות לקלוט את ההגדרות הללו ולשלב אותן בתוך בקרת הרכש. כלומר, המערכת תודיע בכל הזמנה האם היא נמצאת בגבול התקציב או חורגת. קראו בהרחבה על פתרונות ענן!

אישורי רכישות או הוצאות בהליך מובנה

לאחר הזמנת רכש או רישום הוצאה צפויה, צריך להביא בחשבון את השלב שבו בעל סמכות או מורשה חתימה יאשר או לא יאשר את הרכישה. כאשר כל התהליך הזה מבוצע במערכת אחת ידידותית, הפיקוח מאוד יעיל ומסודר. ניתן לרכז מגוון בקשות רכש, למיין לפי רמות דחיפות, להחליט מה אפשר לאשר ומה לדחות למועד מאוחר יותר.